Katalog-Migration: Wechsle in wenigen Schritten deinen Vertrieb

Man kennt es von der Versicherung oder dem Mobilabo: Eigentlich weiß man, dass bei einem anderen Anbieter ein besseres Angebot wartet und man vermutlich Geld sparen könnte, doch der Aufwand ist einem dann doch zu groß und man bleibt beim bisherigen Anbieter. So geht es vielen Musiker*innen und Labels beim Wechsel von einem Vertrieb oder Label zu einem anderen. Viele scheuen den manuellen Aufwand und sind unsicher, ob die Streamingzahlen und Playlistplatzierungen bei einem Wechsel wirklich erhalten bleiben.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, was man bei der Migration eines Katalogs beachten muss und welche elegante Lösung iGroove entwickelt hat.

Metadaten

Wir haben schon mehrfach darauf hingewiesen, wie wichtig Metadaten in der Musikindustrie sind und weshalb sie die Visitenkarte der Künstler*innen darstellen. Auch bei einer Migration beginnt alles mit den Metadaten, die sicherstellen sollen, dass deine Releases trotz des Vertriebswechsels exakt wie zuvor bei den DSPs aufgeführt sind und deine Fans die Migration gar nicht erst bemerken.

Als erstes musst du also alle Metadaten der Releases deines Katalogs zusammenstellen. Diese findest du im System deines Vertriebs (mit etwas Glück haben sie sogar eine Funktion für deren Export) oder du erhältst sie von deinem Label.

Nach dem Export bei deinem alten Vertrieb müssen alle Metadaten nun beim neuen Vertrieb manuell für jedes Release erfasst werden.

Unter Metadaten verstehen wir unter anderem:

• Release- und Songnamen
• Songlänge
• Künstlernamen / Angaben zu Features etc.
• Komponisten, Textautoren etc.
• EAN
• ISRCs

Zusätzlich müssen natürlich auch die WAV-Files aller Veröffentlichungen erneut hochgeladen werden und damit die Releases auch sicher in den richtigen Profilen landen, die Artist IDs von Spotify und Apple Music eingefügt werden (sofern dein Vertrieb diese Option anbietet). Erst wenn alle diese Informationen hinterlegt sind, kann dein neuer Vertrieb die Releases an die verschiedenen Stores ausliefern.

Auslieferung und Takedown

Womöglich nimmt dein neuer Vertrieb bereits im Vorfeld mit den DSPs Kontakt auf, um die Migration des Katalogs anzukünden. Sobald du alle Daten erfasst hast, werden diese von deinem neuen Vertrieb an die Stores übermittelt. Rund ein, zwei Tage nach der Übermittlung prüft dein Vertrieb, ob alle Releases erfolgreich und korrekt angekommen sind. Bei Spotify muss zusätzlich gecheckt werden, ob die Streamingzahlen richtig übernommen wurden. Falls dies nicht der Fall ist, wird dein neuer Vertrieb mit Spotify in Kontakt treten und checken, wieso diese nicht übernommen wurden.

Erst wenn alles geprüft und für korrekt befunden wurde, wird der Takedown beim alten Vertrieb in Auftrag gegeben. Dies führt dazu, dass deine Releases für kurze Zeit doppelt bei den Plattformen verfügbar sind. Dies jedoch meist nur für rund 2-3 Tage, sofern dein alter Vertrieb umgehend den Takedown auslöst. Damit die Releases nicht zu lange doppelt verfügbar sind, ist es sinnvoll bereits im Vorfeld mit dem bisherigen Vertrieb Kontakt aufzunehmen, um sich über den Ablauf zu informieren und den bevorstehenden Takedown anzukünden.

Läuft alles reibungslos, nimmt eine Katalogmigration in etwa eine Woche in Anspruch. Da aber viele verschiedene Parteien involviert sind (Künstler*innen, neuer und alter Vertrieb, diverse Stores), kann es gelegentlich zu Verzögerungen kommen.

Die Lösung von iGroove

Immer mehr Künstler*innen wechseln mit ihren Katalogen zu iGroove und um allfällige Fehlerquellen, Verzögerungen und auch den manuellen Aufwand für uns zu minimieren, haben wir die Katalog-Migration-Engine entwickelt. Diese basiert auf den folgenden Komponenten:

Release Importer

Anstatt die Metadaten mühsam zusammenzutragen, übernimmt der Release Importer diese Arbeit. Dies in dem er alle wichtigen Daten automatisch von den verschiedenen Music Stores zusammensucht und direkt in deinen Account importiert. Dafür benötigen wir von dir einzig eine Liste mit den EAN Codes deiner Releases.

Sobald der Release Importer alles zusammengetragen hat, musst du nur noch die Audio Files hochladen und deine Releases sind fertig erfasst.

Warst du bei einem der großen Vertriebe bieten wir Alternativ die Möglichkeit, die von dort exportierten Daten im Handrumdrehen zu importieren, inklusive der WAV-Files.

Metadaten Validierung

Falls die Daten direkt angeliefert wurden, prüft unser System selbständig, ob alle angegebenen Metadaten (z.B. Komponisten, Textautoren, Infos zu expliziten Inhalten etc.) mit den aktuellen Daten bei den Music Stores übereinstimmen. Werden Abweichungen erkannt, wird automatisch ein Ticket erstellt und von unserem Team bearbeitet. Allenfalls kommt es zu einer Rücksprache mit den Kund*innen, um die Differenzen möglichst schnell zu bereinigen.

Ebenfalls wird geprüft, ob die hochgeladenen Audiofiles von der Länge her identisch sind mit den aktuell bei den Stores verfügbaren Songs. Dies ist wichtig für die Übernahme der Streamingzahlen, da dafür verlangt wird, dass die Audiofiles identisch sind. Erkennt das System eine Abweichung fragen wir bei den Kund*innen nach, ob allenfalls beim Upload ein Fehler passiert ist (z.B. zwei Tracks verwechselt).

Vervollständigung der Artist IDs

Die Artist IDs garantieren, dass die Releases (auch die zukünftigen) in den richtigen Künstlerprofilen bei Spotify und Apple Music landen. Da das Heraussuchen und Hinterlegen aller IDs eines ganzen Katalogs sehr zeitaufwändig sein kann, übernimmt unser System diese Aufgabe für unsere Kund*innen.

Übermittlung an die Music Stores

Sobald alle Metadaten korrekt erfasst und die Audiofiles hochgeladen sind, übermittelt unser System die Releases mit hyperspeed an die ausgewählten Music Stores und überprüft automatisch, ob diese angekommen sind. Damit die Künstler*innen jederzeit auf dem neusten Stand sind, haben wir ein Dashboard kreiert, wo der Status in Echtzeit mitverfolg werden kann. Kommt es bei einer Übermittlung zu einem Fehler (z.B. ein Verbindungsproblem), wird dies von unserem System automatisch erkannt und der Prozess wird eine Stunde später erneut gestartet.

Überprüfung der Streamingzahlen

Vor der Übermittlung speichert unser System die aktuellen Streamingzahlen jedes einzelnen Songs des Katalogs bei Spotify. Sobald die Releases an Spotify übermittelt wurden, gleicht unser System die Zahlen ab und validiert, dass diese korrekt übernommen wurden. Auch diese Überprüfung können die Künstler*innen in Echtzeit mitverfolgen und sie sehen somit jederzeit, bei welchen Releases die Streamingzahlen bereits vollständig übernommen wurden. Somit ist garantiert, dass die Streamingzahlen übernommen werden und auch alle Platzierungen in Playlisten erhalten bleiben.

Takedown Validierung

Das Dashboard zeigt den Künstler*innen, für welche Releases sie bereits den Takedown bei ihrem alten Vertrieb in Auftrag geben können. Zudem überwacht das System, ob dieser durchgeführt wurde und vor allem auch, ob wirklich alles heruntergenommen wurde. Manchmal kommt es vor, dass der alte Vertrieb z.B. nur 20 von 23 Songs löscht. Auch dies wird von unserem System erkannt. Unsere Kund*innen haben somit jederzeit den Überblick, welche Releases heruntergenommen werden können, bei welchen dies bereits geschehen ist und welche noch pendent sind.

iGroove Extra

Wie oben erwähnt, speichern wir die Spotify-Streamingzahlen jedes einzelnen Songs. Dies ermöglicht es den Künstler*innen direkt nach der Übermittlung der Releases den Takedown bei ihrem alten Vertrieb anzufordern ohne darauf zu warten, dass die Streamingzahlen übernommen wurden. Für den Fall, dass diese nicht automatisch übernommen werden, können wir Spotify einen Rapport mit den gespeicherten Daten senden, sodass diese nachträglich korrigiert werden. Dadurch wird die Dauer, für welche die Releases doppelt auf den Plattformen erhältlich sind, minimiert.

Fazit

Die Migration eines Katalogs ist zwar kein Spaziergang im Park, beachtet man einige Punkte, sind die aber auch nicht zwingend eine anstrengende Bergetappe. Ist man überzeugt, beim neuen Vertrieb bessere Konditionen zu erhalten, lohnt sich der einmalige manuelle Aufwand alleweil. Entscheidet man sich für einen Wechsel zu iGroove wird einem der Großteil der manuellen Arbeit abgenommen, viele mögliche Fehlerquellen werden eliminiert und man ist zudem immer auf dem Laufenden über den aktuellen Status der Migration.